Aby deklaracja była uznana przez urząd podatkowy, musi ona zawierać podpis ofiarodawcy i datę podpisu. Przy wypełnianiu deklaracji Gift Aid trzeba pamiętać, aby czytelnie wpisać imiona, nazwiska i dokładny adres, podając cały kod pocztowy. Deklaracja wypełniona niedokładnie lub niewyraźnie, jest traktowana przez urząd podatkowy za nieważną. W razie kontroli systemu Gift Aid parafia będzie musiała zwrócić całą sumę otrzymaną od urzędu podatkowego w oparciu o taką deklarację.

W przypadku zmiany nazwiska lub adresu, nie trzeba podpisywać nowej deklaracji, natomiast referent Gift Aid jest zobowiązany nanieść zmiany na istniejącą Deklarację i poinformować o tym biuro Gift Aid. Jeśli ofiarodawca powiadomił parafię o zmianie adresu lub nazwiska (w przypadku pań wychodzących za mąż) pisemnie, trzeba taki list zachować w teczce danego ofiarodawcy. Jeśli ofiarodawca, powiadomił parafię o zmianie adresu lub nazwiska telefonicznie lub ustnie, trzeba odnotować datę powiadomienia i sposób jej przekazania. Wszystkie nowo podpisane oryginały deklaracji muszą być odesłane do biura Gift Aid, a fotokopie deklaracji zachowane w parafii.

W przypadku, gdy zaistnieje przerwa w płaceniu dotacji po podpisaniu deklaracji Gift Aid, deklaracja ta zachowuje ważność, chyba, że dana osoba poinformuje referenta Gift Aid, że wycofuje się z akcji. W tym wypadku, referent powinien odnotować ten fakt na deklaracji, podając datę zawiadomienia lub datę podaną przez ofiarodawcę jako kończącą jego udział w Gift Aid. Gdyby po jakimś czasie osoba ta chciała ponownie włączyć się do akcji Gift Aid powinna podpisać nową deklarację.

Formularz deklaracji Gift Aid (który musi zawierać nazwisko i przynajmniej inicjał imienia, adres z pełnym kodem pocztowym i datą) może być także wydrukowany na kopertach, dostępnych dla gości odwiedzających parafię. Jeśli formularz takiej deklaracji został wypełniony i podpisany a ofiara złożona w tej kopercie, ofiarę tą można traktować jako Gift Aid. Kopertowe deklaracje muszą być zachowane w parafii przez okres 6 lat.